Kundecase
Atlas Copco: samlet finansiel konsolidering i en global virksomhed
Hurtigere indsamling af information, højere datakvalitet og bedre analyser. Det er nogle af de resultater, Atlas Copco har oplevet efter implementeringen af et nyt fælles system til operationel konsolidering og koncernkonsolidering. Som en del af samme projekt blev processerne for legal og operationel finansiel rapportering også forbedret og samlet.
Overblik
Udfordringen
Det gamle konsolideringssystem var forældet, ustabilt og kunne ikke leve op til moderne finansielle krav. Flerdimensionel analyse var næsten umulig, og rapporteringsprocesserne var fragmenterede. Den legale og den operationelle rapportering byggede på separate værktøjer, og mange enheder byggede deres egne lokale applikationer. Manuelle opgaver øgede kompleksiteten og gjorde den koncernfælles konsolidering langsom og fejlbehæftet.
Løsningen
Atlas Copco samarbejdede med Otisco om at implementere et centralt konsolideringssystem til både operationel og legal rapportering. Vi hjalp med at effektivisere kerneprocesserne og standardiserede kontoplanen på tværs af selskaberne. Resultatet blev en samlet platform, der reducerede dobbeltarbejde og forenklede arbejdsgangene for økonomiteams verden over.
Resultatet
Hurtigere indsamling af information, højere datakvalitet og bedre analyser. Den operationelle rapportering konsolideres på fire dage i stedet for fem en halv, og valutaomregningen tager 30 minutter i stedet for syv-otte timer. Økonomiteamene arbejder nu på en fælles platform med ensartede standarder og bedre indsigt.
En global koncern med en lang kravliste
Atlas Copco er en multinational industrikoncern med over 30.000 ansatte verden over. Med tre forretningsområder, 19 divisioner, selvstændige salgskontorer i 80 lande og et utal af operationelle enheder er finansiel konsolidering og rapportering en udfordring selv under de bedste forhold. Atlas Copco havde bevidst undladt at opgradere det tidligere system, fordi man havde besluttet at vælge en anden løsning. Tiden var ved at løbe ud, da supporten til det gamle system var ved at ophøre.
Da beslutningen om at investere i et nyt system blev truffet, var listen over krav og forbedringer lang. At holde kravlisten nede var en af forudsætningerne for den belgisk-svenske projektgruppe, der påtog sig projektet.
»Det handlede ikke kun om at skifte system. Projektet bestod i høj grad også i at gennemføre procesændringer. Ved at bruge en arbejdsstatus koblet til valideringen af kontoen har vi kunnet flytte ansvaret for datakvaliteten ned til den rapporterende enhed selv.«
Sofie Luyten, Systems Manager, Atlas Copco (oversat)
Legal og operationel rapportering samlet
Ud over at få et moderne system med en klar fremtid var et af projektets hovedmål at forene den legale og den operationelle rapportering.
»Vores mål var at kunne rapportere alt korrekt på én gang, og at den operationelle rapportering så skulle summere op til den legale rapportering.«
Sofie Luyten, Systems Manager, Atlas Copco (oversat)
Et sæt rapporteringskoder og én samlet operationel og legal struktur blev indført for at forene disse »to verdener«. Atlas Copco forventede, at et nyt system og nye processer ville give bedre muligheder for flerdimensionel analyse og dermed på sigt bedre beslutninger. Derudover forventede virksomheden et hurtigere og mere stabilt system.
Et brugervenligt system og Otiscos specialister
Efter en grundig evaluering af systemer fra flere leverandører valgte Atlas Copco et system med Excel som brugerflade.
»Fordelen ved at vælge et system med Excel som brugerflade er, at det afspejler det daglige arbejde i økonomiafdelingerne. Vores over 800 brugere er simpelthen vant til at arbejde på den måde; de synes, systemet er brugervenligt, og det er nemt at få overblik over det hele.«
Sofie Luyten, Systems Manager, Atlas Copco (oversat)
Ud over en intern projektgruppe med repræsentanter fra alle koncernens forretningsområder bad Atlas Copco Otisco om hjælp til at implementere det nye system og de nye processer. Otiscos konsulenter bidrog med specialistkompetencer inden for bl.a. systemdesign, uddannelse, beregningslogik og dataintegration samt stor erfaring med at arbejde tæt sammen med både koncernregnskab og andre økonomifunktioner.
I løbet af projektet blev der udviklet syv rapporteringsapplikationer i systemet for at dække kravene fra både koncernregnskabet og den operationelle side:
- Salg og bruttoavance
- Finans
- Specifikationer (legale)
- Specifikationer (operationelle)
- Koncernintern matchning
- Personale
- Udlejningsflåde
Uddannelse som succesfaktor
Da det vanskelige arbejde med at udvikle den specifikke funktionalitet og de avancerede beregningsmodeller, som Atlas Copco havde brug for, var gjort, stod der stadig én ting tilbage – måske den vigtigste af dem alle.
»Ved store procesændringer er den vigtigste succesfaktor at få alle med. Derfor besluttede vi at lægge mange kræfter i uddannelse og support.«
Sofie Luyten, Systems Manager, Atlas Copco (oversat)
Inden systemet gik i drift i sommeren 2009, blev der gennemført et ambitiøst uddannelsesprogram med 850 brugere fra 80 lande verden over. For effektivt at nå så mange brugere som muligt blev princippet »train the trainer« brugt, hvor medlemmerne af den oprindelige projektgruppe gav deres viden videre til andre. Samtidig blev der etableret en supportfunktion fordelt på tre kontinenter, som kunne hjælpe brugere i 22 tidszoner.
Efter en lang og krævende implementering og grundige tests blev systemet endelig sat i drift i juli 2009 – uden fanfarer og uden nævneværdige problemer.
Indsatsen var det værd
Den operationelle og den legale rapportering foregår nu i samme system. Atlas Copco kan se tilbage på en vellykket systemimplementering, som har gjort opfølgningen på forretningen bedre, hurtigere og enklere.
»Nu kan vi konsolidere den operationelle rapportering på fire dage i stedet for de cirka fem en halv dag, det tog før. Det giver os mulighed for bedre at analysere og kvalitetssikre informationen – og ganske enkelt gøre et bedre stykke arbejde. Det nye system har gjort det muligt at reducere det manuelle arbejde. Mest mærkbart er det nok ved valutaomregningen. Den kunne tidligere tage op til syv-otte timer. Nu klarer vi den på 30 minutter.«
Jon Johnsson, Group Controlling, Atlas Copco (oversat)
»Vi har forbedret både validering og rapporter. Det gør det lettere at finde eventuelle fejl i tallene. Datakvaliteten er bedre, fordi de enkelte selskaber selv kan afstemme deres tal direkte i systemet. Samtidig har vi i Group Controlling & Accounting bedre kontrol over arbejdsgangen.«
Kerstin Thyr, Group Accounting, Atlas Copco (oversat)
»Koncernledelsen er tilfreds. De er glade for, at vi nu har en platform, der holder til fremtiden. De har også oplevet, at de kan få hurtigere og bedre svar på deres spørgsmål. Det vil i sidste ende føre til bedre beslutninger. Det var et hårdt projekt, men det har betalt sig.«
Anders Pehrsson, systemejer og Group Controller, Atlas Copco (oversat)
Om Atlas Copco
Atlas Copco er en verdensførende leverandør af produktivitetsløsninger til industrien med produkter og serviceydelser som luft- og gaskompressorer, generatorer og anlægsudstyr, industriværktøj og installationssystemer. På tidspunktet for projektet havde koncernen i alt 30.000 ansatte og en omsætning på 64 mia. SEK (2009). Atlas Copco blev grundlagt i 1873 og er børsnoteret i Stockholm.
Vil I hellere downloade? Hent hele casen om Atlas Copco på engelsk. Fotos: Atlas Copco.
Vil I automatisere indrapporteringen fra jeres selskaber?
Otisco har arbejdet med koncernkonsolidering siden 2008, fra globale virksomheder til koncerner med mange små selskaber. I dag leverer Otisco-platformen tallene fra hvert datterselskab til jeres konsolideringssystem eller Excel. Book et opkald på 30 minutter, og fortæl os, hvad I har brug for.
Skriv til sales@otisco.se, hvis I har spørgsmål.
